Como funciona o e-mail empresarial?

O que é

Cada pessoa tem uma caixa de correio com suas mensagens, calendário e contatos. As caixas ficam com um provedor de e-mail, que na maioria dos escritórios é o Exchange Online no Microsoft 365 ou o Gmail no Google Workspace. Ambos cobram por usuário, e o plano define o tamanho da caixa e os aplicativos incluídos. Nosso guia de licenciamento do Microsoft 365 compara os planos.

Os registros MX no DNS do seu domínio dizem a todos os outros sistemas de e-mail quais servidores aceitam e-mail para você. Se você os alterar, o e-mail novo vai para outro lugar.

Envio e leitura

• Envio: o e-mail circula entre servidores por SMTP. O servidor do destinatário decide se o aceita, o coloca no spam ou o recusa.
• Leitura: a equipe usa os aplicativos do próprio provedor, como Outlook ou Gmail, ou um navegador. Outros programas de e-mail se conectam por IMAP, que mantém a caixa no servidor para que todos os dispositivos mostrem as mesmas pastas.

Endereços que não são pessoas

• Caixa compartilhada: uma única caixa, como accounts@, que vários funcionários abrem. O e-mail dela permanece quando alguém sai.
• Alias: um endereço extra que entrega em uma caixa existente, como sales@ chegando na caixa de entrada de uma pessoa.

Por que isso importa para uma empresa

• Seu próprio domínio: os endereços no seu domínio pertencem à empresa, sobrevivem a trocas de equipe e podem ser levados para um novo provedor sem mudanças.
• O domínio controla o e-mail: quem pode editar os registros MX pode redirecioná-lo, então o login no seu registrador de domínio deve ficar com a empresa.
• O phishing é o principal risco: muitos ataques começam com um e-mail pedindo uma senha ou um pagamento. A autenticação multifator em todas as caixas limita o dano quando uma senha é entregue.
• A entrega depende de comprovação: os receptores verificam SPF, DKIM e DMARC antes de confiar no seu e-mail, como explica nosso guia de autenticação de e-mail.
• As caixas precisam de backup próprio: o provedor mantém o serviço funcionando, mas restaurar uma pasta excluída ou uma caixa apagada fica por sua conta.

Como a KawaConnect trabalha com e-mail

Configuramos, migramos e administramos o Microsoft 365, incluindo caixas do Exchange Online, caixas compartilhadas e os registros DNS que roteiam e autenticam o e-mail, e fazemos backup dos dados do Microsoft 365. Veja nossas páginas de Microsoft 365 e de backup e recuperação.

Saiba mais

• E-mail na WikipédiaComo o e-mail é endereçado, enviado e armazenado.
• Registro MX na WikipédiaComo os registros MX dizem a outros servidores onde entregar o e-mail de um domínio.
• Diretrizes do Google para remetentes de e-mailAs regras que o Gmail aplica ao e-mail recebido, incluindo a autenticação.