ビジネスメールはどのように動くのですか?

どういうものか

各自のメールボックスには、メッセージ、予定表、連絡先が入っています。メールボックスはメールプロバイダーが保管し、多くのオフィスでは Microsoft 365 の Exchange Online か、Google Workspace の Gmail です。どちらもユーザー単位の課金で、プランによってメールボックスの容量と含まれるアプリが決まります。プランの比較は Microsoft 365 ライセンスガイドをご覧ください。

ドメインの DNS にある MX レコードは、他のすべてのメールシステムに、どのサーバーがあなた宛てのメールを受け付けるかを伝えます。これを変更すると、新着メールは別の場所に届きます。

送信と閲覧

• 送信:メールは SMTP でサーバー間を移動します。受け入れるか、迷惑メールとして振り分けるか、拒否するかは、受信側のサーバーが判断します。
• 閲覧:スタッフは、Outlook や Gmail などプロバイダー自身のアプリか、ブラウザーを使います。他のメールソフトは IMAP で接続します。IMAP ではメールボックスがサーバー上に残るため、どの端末でも同じフォルダーが表示されます。

個人ではないアドレス

• 共有メールボックス:accounts@ のように、複数のスタッフが開く 1 つのメールボックス。誰かが退職しても、メールは残ります。
• エイリアス:既存のメールボックスに届く追加のアドレス。たとえば sales@ 宛てのメールが、特定の 1 人の受信トレイに届くような場合です。

企業にとって重要な理由

• 独自ドメイン:自社ドメインのアドレスは会社のものであり、スタッフが変わっても残り、そのまま新しいプロバイダーに移せます。
• メールを左右するのはドメイン:MX レコードを編集できる人は、メールの向き先を変更できます。そのため、ドメインレジストラのログインは会社が持つべきです。
• 最大のリスクはフィッシング:多くの攻撃は、パスワードや支払いを求めるメールから始まります。すべてのメールボックスで多要素認証を使うと、パスワードを渡してしまった場合の被害を抑えられます。
• 届くかどうかは証明次第:受信側は、メールを信頼する前に SPF、DKIM、DMARC を確認します。詳しくはメール認証ガイドで説明しています。
• メールボックスには独自のバックアップが必要:プロバイダーはサービスを動かし続けますが、削除したフォルダーや消去されたメールボックスを復元するのはお客様の責任です。

KawaConnect におけるメールの扱い方

Microsoft 365 のセットアップ、移行、管理を行います。対象は、Exchange Online のメールボックス、共有メールボックス、メールの配送と認証を行う DNS レコードで、Microsoft 365 のデータのバックアップも行います。Microsoft 365 とバックアップと復旧のページをご覧ください。

詳しく見る

• Wikipedia の電子メールメールのアドレス指定、送信、保管の仕組み。
• Wikipedia の MX レコードMX レコードが、ドメイン宛てのメールの配送先を他のサーバーに伝える仕組み。
• Google のメール送信者のガイドライン認証を含め、Gmail が受信メールに適用するルール。