Paano gumagana ang business email?

Ano ito

May mailbox ang bawat tao na naglalaman ng kanilang mga mensahe, kalendaryo at contact. Nasa isang mail provider ang mga mailbox, na para sa karamihan ng mga opisina ay Exchange Online sa Microsoft 365 o Gmail sa Google Workspace. Parehong naniningil kada user, at tinutukoy ng plano ang laki ng mailbox at ang mga kasamang app. Inihahambing ng aming gabay sa Microsoft 365 licensing ang mga plano.

Sinasabi ng mga MX record sa DNS ng inyong domain sa bawat ibang mail system kung aling mga server ang tumatanggap ng mail para sa inyo. Baguhin ang mga ito at sa ibang lugar mapupunta ang bagong mail.

Pagpapadala at pagbabasa

• Pagpapadala: gumagalaw ang mail sa pagitan ng mga server sa pamamagitan ng SMTP. Ang server ng tatanggap ang magpapasya kung tatanggapin ito, ilalagay sa spam o tatanggihan.
• Pagbabasa: ginagamit ng staff ang sariling mga app ng provider, tulad ng Outlook o Gmail, o isang browser. Kumokonekta ang ibang mail program sa pamamagitan ng IMAP, na nag-iiwan ng mailbox sa server para pareho ang folder na ipinapakita ng bawat device.

Mga address na hindi tao

• Shared mailbox: isang mailbox, tulad ng accounts@, na binubuksan ng ilang staff. Nananatili ang mail nito kapag umalis ang isang tao.
• Alias: karagdagang address na naghahatid sa isang umiiral na mailbox, tulad ng sales@ na dumarating sa inbox ng isang tao.

Bakit ito mahalaga sa isang negosyo

• Sariling domain: ang mga address sa inyong domain ay pag-aari ng kumpanya, tumatagal kahit magbago ang staff at maaaring lumipat nang walang pagbabago sa bagong provider.
• Ang domain ang kumokontrol sa mail: ang sinumang makakapag-edit ng mga MX record ay makakapagpalihis nito, kaya dapat nasa negosyo ang login sa inyong domain registrar.
• Ang phishing ang pangunahing panganib: maraming atake ang nagsisimula sa isang email na humihingi ng password o bayad. Nililimitahan ng multi-factor authentication sa bawat mailbox ang pinsala kapag naibigay ang isang password.
• Nakasalalay ang paghahatid sa patunay: sinusuri ng mga tumatanggap ang SPF, DKIM at DMARC bago pagkatiwalaan ang inyong mail, ayon sa paliwanag ng aming gabay sa email authentication.
• Kailangan ng sariling backup ang mga mailbox: pinapanatili ng provider na tumatakbo ang serbisyo, ngunit nasa inyo ang pagbawi ng naburang folder o nabura nang mailbox.

Paano nakikipagtrabaho ang KawaConnect sa email

Nagse-set up, naglilipat at nangangasiwa kami ng Microsoft 365, kasama ang mga mailbox ng Exchange Online, mga shared mailbox at ang mga DNS record na nagruruta at nag-a-authenticate ng mail, at bina-back up namin ang data ng Microsoft 365. Tingnan ang aming mga pahina sa Microsoft 365 at backup at recovery.

Alamin ang higit pa

• Email sa WikipediaKung paano inaaddress, ipinapadala at iniimbak ang email.
• MX record sa WikipediaKung paano sinasabi ng mga MX record sa ibang server kung saan ihahatid ang mail ng isang domain.
• Mga alituntunin ng Google para sa nagpapadala ng emailAng mga patakarang ipinapatupad ng Gmail sa papasok na mail, kasama ang authentication.