Как работает корпоративная почта?

Что это такое

У каждого человека есть почтовый ящик с его сообщениями, календарём и контактами. Ящики находятся у почтового провайдера, которым для большинства офисов служит Exchange Online в Microsoft 365 или Gmail в Google Workspace. Оба берут плату за каждого пользователя, а тариф определяет размер ящика и входящие в него приложения. В нашем руководстве по лицензированию Microsoft 365 тарифы сравниваются.

Записи MX в DNS вашего домена сообщают всем остальным почтовым системам, какие серверы принимают почту для вас. Измените их, и новая почта пойдёт в другое место.

Отправка и чтение

• Отправка: почта передаётся между серверами по SMTP. Сервер получателя решает, принять письмо, отправить его в спам или отклонить.
• Чтение: сотрудники используют приложения самого провайдера, например Outlook или Gmail, либо браузер. Другие почтовые программы подключаются по IMAP, который оставляет почтовый ящик на сервере, поэтому на всех устройствах видны одни и те же папки.

Адреса, которые не принадлежат людям

• Общий почтовый ящик: один ящик, например accounts@, который открывают несколько сотрудников. Его почта остаётся, когда кто-то уходит.
• Псевдоним: дополнительный адрес, доставляющий почту в существующий ящик, например sales@, письма с которого приходят во входящие одного человека.

Почему это важно для бизнеса

• Собственный домен: адреса в вашем домене принадлежат компании, переживают смену сотрудников и могут без изменений переехать к новому провайдеру.
• Домен управляет почтой: тот, кто может редактировать записи MX, может перенаправить почту, поэтому логин у вашего регистратора домена должен принадлежать компании.
• Главный риск это фишинг: многие атаки начинаются с письма с просьбой сообщить пароль или сделать платёж. Многофакторная аутентификация на каждом ящике ограничивает ущерб, когда пароль выдан.
• Доставка зависит от подтверждения: получатели проверяют SPF, DKIM и DMARC, прежде чем доверять вашей почте, как объясняет наше руководство по аутентификации электронной почты.
• Почтовым ящикам нужна собственная резервная копия: провайдер поддерживает работу службы, но восстановление удалённой папки или стёртого ящика остаётся на вас.

Как KawaConnect работает с почтой

Мы настраиваем, переносим и администрируем Microsoft 365, включая почтовые ящики Exchange Online, общие ящики и записи DNS, которые маршрутизируют и аутентифицируют почту, а также делаем резервные копии данных Microsoft 365. См. наши страницы о Microsoft 365 и резервном копировании и восстановлении.

Подробнее

• Электронная почта в ВикипедииКак адресуется, отправляется и хранится электронная почта.
• Запись MX в ВикипедииКак записи MX сообщают другим серверам, куда доставлять почту домена.
• Требования Google к отправителям почтыПравила, которые Gmail применяет к входящей почте, включая аутентификацию.