업무용 이메일은 어떻게 작동하나요?

정의

각 사용자에게는 메시지, 일정, 연락처를 담은 사서함이 있습니다. 사서함은 메일 제공업체에 있으며, 대부분의 사무실에서는 Microsoft 365의 Exchange Online 또는 Google Workspace의 Gmail입니다. 둘 다 사용자당 요금이 부과되며, 요금제에 따라 사서함 용량과 포함된 앱이 정해집니다. Microsoft 365 라이선스 가이드에서 요금제를 비교합니다.

도메인의 DNS에 있는 MX 레코드는 다른 모든 메일 시스템에 어느 서버가 귀사의 메일을 수신하는지 알려 줍니다. 이를 바꾸면 새 메일이 다른 곳으로 갑니다.

발송과 열람

• 발송: 메일은 SMTP를 통해 서버 사이를 이동합니다. 수신자의 서버가 메일을 받아들일지, 스팸으로 분류할지, 거부할지 결정합니다.
• 열람: 직원은 Outlook이나 Gmail 같은 제공업체의 자체 앱 또는 브라우저를 사용합니다. 다른 메일 프로그램은 IMAP으로 연결하며, 사서함이 서버에 유지되므로 모든 기기에 같은 폴더가 표시됩니다.

개인이 아닌 주소

• 공유 사서함: accounts@처럼 여러 직원이 함께 여는 하나의 사서함입니다. 누군가 퇴사해도 메일은 그대로 남습니다.
• 별칭: sales@가 한 사람의 받은 편지함으로 도착하는 것처럼, 기존 사서함으로 배달되는 추가 주소입니다.

기업에 중요한 이유

• 자체 도메인: 귀사 도메인의 주소는 회사의 자산이며, 직원이 바뀌어도 유지되고 새 제공업체로 그대로 옮길 수 있습니다.
• 도메인이 메일을 좌우합니다: MX 레코드를 편집할 수 있는 사람은 메일을 다른 곳으로 돌릴 수 있으므로, 도메인 등록기관의 로그인은 기업이 보유해야 합니다.
• 피싱이 주된 위험: 많은 공격이 비밀번호나 결제를 요구하는 이메일에서 시작됩니다. 모든 사서함에 다단계 인증을 적용하면 비밀번호가 유출되었을 때 피해를 줄일 수 있습니다.
• 전달 여부는 증명에 달려 있습니다: 수신자는 귀사의 메일을 신뢰하기 전에 SPF, DKIM, DMARC를 확인하며, 이는 이메일 인증 가이드에서 설명합니다.
• 사서함에는 별도의 백업이 필요합니다: 제공업체는 서비스가 계속 실행되도록 유지하지만, 삭제된 폴더나 지워진 사서함을 복원하는 것은 귀사의 몫입니다.

KawaConnect의 이메일 지원 방식

저희는 Exchange Online 사서함, 공유 사서함, 메일을 라우팅하고 인증하는 DNS 레코드를 포함하여 Microsoft 365를 설정, 마이그레이션, 관리하며 Microsoft 365 데이터를 백업합니다. Microsoft 365 및 백업 및 복구 페이지를 참고하세요.

자세히 보기

• Wikipedia의 Email이메일의 주소 지정, 발송, 저장 방식.
• Wikipedia의 MX recordMX 레코드가 다른 서버에 도메인의 메일을 어디로 배달할지 알려 주는 방식.
• Google 이메일 발신자 가이드라인인증을 포함하여 Gmail이 수신 메일에 적용하는 규칙.