企業電子郵件如何運作？

它是什麼

每個人都有一個信箱，存放他們的郵件、行事曆與聯絡人。信箱由郵件服務商保管，對多數辦公室而言就是 Microsoft 365 的 Exchange Online，或 Google Workspace 的 Gmail。兩者都按使用者計費，方案決定信箱容量與內含的應用程式。我們的 Microsoft 365 授權指南比較了各個方案。

您網域 DNS 中的 MX 記錄，會告訴其他所有郵件系統哪些伺服器負責接收寄給您的郵件。一旦更改，新郵件就會寄到別處。

寄送與閱讀

• 寄送：郵件透過 SMTP 在伺服器之間傳遞。收件方的伺服器決定要接受、歸入垃圾郵件，還是拒收。
• 閱讀：員工使用服務商自己的應用程式，例如 Outlook 或 Gmail，或使用瀏覽器。其他郵件程式則透過 IMAP 連線，它把信箱保留在伺服器上，因此每台裝置顯示的資料夾都相同。

不屬於個人的地址

• 共用信箱：一個信箱，例如 accounts@，由多位員工共同開啟。有人離職後，其中的郵件仍然保留。
• 別名：投遞到既有信箱的額外地址，例如 sales@ 的郵件送進某個人的收件匣。

為什麼這對企業很重要

• 您自己的網域：使用您網域的地址屬於公司，不受人員異動影響，也能原封不動地轉移到新的服務商。
• 網域掌控郵件：能編輯 MX 記錄的人，就能把郵件導向別處，因此您在網域註冊商的登入資料應由企業掌握。
• 網路釣魚是主要風險：許多攻擊始於一封索取密碼或款項的電子郵件。每個信箱都啟用多重要素驗證，能在密碼被騙走時限制損害。
• 投遞成功與否取決於證明：收件方在信任您的郵件之前會檢查 SPF、DKIM 與 DMARC，詳見我們的電子郵件驗證指南。
• 信箱需要自己的備份：服務商負責讓服務持續運作，但要還原被刪除的資料夾或被清空的信箱，則要由您自己負責。

KawaConnect 如何處理電子郵件

我們負責 Microsoft 365 的設定、遷移與管理，包括 Exchange Online 信箱、共用信箱，以及負責郵件路由與驗證的 DNS 記錄，並備份 Microsoft 365 資料。請參閱我們的 Microsoft 365 與備份與災難復原頁面。

瞭解更多

• 維基百科上的電子郵件電子郵件如何編址、寄送與儲存。
• 維基百科上的 MX 記錄MX 記錄如何告訴其他伺服器該把網域的郵件投遞到哪裡。
• Google 電子郵件寄件者指南Gmail 對收到的郵件所套用的規則，包括驗證。