¿Cómo funcionan las licencias de Microsoft 365?

Las licencias son por usuario

Una empresa compra una suscripción con cierto número de licencias y asigna una a la cuenta de cada persona. Las personas de una misma empresa pueden tener planes distintos. Nuestra guía de Microsoft explica qué hacen los productos.

Los tres planes Business

La mayoría de las empresas pequeñas y medianas solo necesitan elegir entre tres planes. Business Basic da a cada persona correo empresarial, OneDrive, SharePoint y las versiones web y móvil de Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Business Standard agrega las aplicaciones de escritorio. Business Premium agrega administración de dispositivos y seguridad, para que la empresa pueda controlar y proteger las laptops en las que inicia sesión su personal.

Los planes Business cubren hasta 300 usuarios. Microsoft cambia de vez en cuando lo que incluye cada plan, así que revise su página de comparación, enlazada abajo, antes de comprar.

Buzones compartidos

Un buzón compartido como info@ o support@ no necesita licencia mientras tenga menos de 50 GB. Cada persona que lo abre necesita su propio buzón con licencia.

Cuando alguien se va

Cuando se quita una licencia a un usuario, Microsoft conserva el correo de esa persona durante 30 días y luego lo elimina. Para conservar el correo de un empleado que se va, convierta el buzón en buzón compartido mientras la licencia sigue asignada. Si tiene menos de 50 GB, entonces se puede quitar la licencia. Mueva los archivos de OneDrive que necesite conservar antes de quitar la licencia.

Mensual frente a anual

Las licencias se pueden comprar con plazo mensual o anual. Se pueden agregar puestos en cualquier momento. En un plazo anual, la cantidad no se puede reducir hasta la renovación, salvo por una ventana corta después de la compra. Un plazo mensual cuesta más por puesto, pero conviene para puestos que van y vienen. Un plazo anual conviene para personal estable.

Errores comunes que vemos

• Pagar por aplicaciones de escritorio que nadie instaló: personas que solo usan Outlook y Teams en un navegador están en Business Standard cuando Business Basic las cubre.
• Dejar licencias a personal que ya se fue: el inicio de sesión está bloqueado, pero la licencia sigue asignada y facturándose.
• Quitar una licencia antes de convertir el buzón: comienza la retención de 30 días y después se elimina el correo.
• Poner al personal de temporada en un plazo anual: esos puestos no se pueden eliminar hasta la renovación.

Cómo maneja KawaConnect las licencias

KawaConnect es revendedor oficial de Microsoft. Las empresas compran las licencias de Microsoft 365 a través de nosotros en una sola factura junto con su soporte de TI. Revisamos quién necesita cada plan, eliminamos las licencias sin usar y movemos a los usuarios entre planes. Asignamos licencias en el alta y las recuperamos en la baja.

Comience en nuestra página de revendedor de Microsoft. El trabajo sobre el tenant está en soporte de Microsoft 365. Para las PC, lea la guía de licencias de Windows.

Más información

• Comparar los planes empresariales de Microsoft 365La tabla comparativa de Microsoft de los planes Business, para quien debe elegir entre ellos.
• Información sobre suscripciones y licencias en Microsoft 365 para empresasCómo se relacionan las suscripciones, las licencias y las cuentas de usuario, escrito para administradores de tenants.
• Microsoft 365 en WikipediaContexto sobre la familia de productos.