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La lista de verificación de preparación de TI para construcción
15 preguntas que toda constructora del oeste de Pensilvania y el noreste de Ohio debería poder responder sobre su tecnología. Cada una tiene una respuesta Verde, Amarilla y Roja y un siguiente paso. Calcule unos 15 minutos.
La lista de verificación completa está en esta página, y la hoja de puntuación imprimible tiene las mismas preguntas con casillas para marcar.
Unos 15 minpara completarla
15 preguntasen 4 áreas
Con puntuaciónpara saber qué corregir primero
Plataformas incluidas
Cómo funciona la rúbrica
Haga clic en la respuesta que corresponda a su negocio hoy. Su puntuación acumulada aparece en la sección Califíquese.
Verde: está en buen estadoAmarillo: conviene corregirlo prontoRojo: atiéndalo primero
1. Archivos de proyecto: planos, modelos y submittals
Estas cuatro preguntas cubren dónde están los planos más recientes, quién puede abrirlos y cómo se recupera un archivo que fue sobrescrito.
P1.¿Hay un solo lugar al que todos acuden para los planos, modelos y submittals más recientes?
VerdeUna plataforma es el sistema de registro (Procore, Autodesk Construction Cloud, Newforma, Trimble Connect, o incluso un SharePoint bien administrado). Tanto el campo como la oficina abren los archivos desde allí, nunca desde el correo ni desde una carpeta personal.
AmarilloUna carpeta compartida es la ubicación oficial, pero los PDF y los archivos CAD aún se envían por correo entre el gerente de proyecto y el capataz.
RojoLos planos viajan por correo. El martes por la mañana, dos capataces están viendo revisiones distintas.
Siguiente paso: Elija una plataforma que se ajuste a su forma de trabajar y deje de compartir archivos de proyecto por correo en un plazo de 90 días. Casi todo el trabajo es la migración.
P2.¿Los archivos grandes de los proyectos (planos, modelos, fotos, video de drones) tienen respaldo de una manera que no ralentice la oficina?
VerdeLos respaldos se ejecutan en segundo plano y solo envían los archivos que cambiaron, de modo que una ejecución nocturna son unos pocos gigabytes, no todo el proyecto.
AmarilloRespaldo completo de todos los archivos cada noche. A veces el respaldo sigue ejecutándose cuando llega el personal.
RojoNo hay respaldo externo del servidor de proyectos, o el respaldo está en el mismo NAS que el original.
Siguiente paso: Una herramienta de respaldo moderna (Veeam, Datto, MSP360) solo envía las partes modificadas de un archivo, de modo que la conexión de la oficina no se satura. Agregue una copia externa o en la nube con una prueba de restauración trimestral.
P3.¿Los subcontratistas y consultores reciben acceso limitado en lugar de acceso completo al proyecto?
VerdeRoles por disciplina. El subcontratista de MEP puede leer lo estructural pero no editarlo; el arquitecto puede publicar pero no borrar el historial.
AmarilloTodos son administradores del proyecto porque se acumulan los tickets de permisos.
RojoEntrega un enlace compartido de todo el proyecto a quien lo pida.
Siguiente paso: Dedique una tarde a definir roles por disciplina, archive a los subcontratistas antiguos el día que terminen y audite la lista de acceso cada trimestre.
P4.Cuando un archivo de proyecto se corrompe o se sobrescribe, ¿tiene un historial de versiones que permita volver atrás al menos una semana?
VerdeLa plataforma que aloja sus planos o modelos conserva el historial de publicaciones durante toda la vida del proyecto, además de un respaldo local independiente de los archivos de trabajo cada pocas horas.
AmarilloExiste el respaldo de anoche. Lo anterior se perdió.
RojoRestaura a partir de lo último que alguien envió por correo.
Siguiente paso: Confirme la retención del historial de publicaciones en la plataforma que usa. Combínela con instantáneas locales cada hora para tener dos vías de recuperación.
2. Personal móvil y dispositivos de campo
Su equipo trabaja desde camionetas, remolques y obras activas. Estas tres preguntas cubren los dispositivos que salen de la oficina y los datos que contienen.
P5.¿Cada laptop, tableta y teléfono está inscrito en MDM (Intune, Jamf, Kandji)?
VerdeInscripción automática en el primer arranque mediante Apple Business Manager o Windows Autopilot. Los dispositivos perdidos se borran con un clic.
AmarilloLa mayoría de las laptops están inscritas, las tabletas de los capataces no. Los teléfonos personales con la app de Procore no tienen política alguna.
RojoDescubre que un ex empleado aún tiene una laptop de la empresa dos semanas después de su baja.
Siguiente paso: Compre licencias de MDM para cada dispositivo que toque datos de la empresa. Presupueste aproximadamente de $4 a $10 por dispositivo al mes.
P6.¿Está activado el cifrado de disco completo en todas las laptops, con una clave de recuperación guardada en un lugar central?
VerdeBitLocker (Windows) o FileVault (Mac) está activado en todas las laptops. Las claves de recuperación están en su MDM, no en una nota adhesiva.
AmarilloActivado en la mayoría de las laptops, pero sin registro central de las claves de recuperación. Una laptop perdida no se puede recuperar, pero probablemente tampoco se puede leer.
RojoDesactivado o desconocido. Quien encuentre una laptop olvidada en una camioneta puede leer lo que contiene.
Siguiente paso: Una sola política de MDM lo activa y guarda la clave de recuperación automáticamente.
P7.¿Las cuadrillas de campo tienen aplicaciones que funcionen sin conexión para zonas con mala cobertura celular (estacionamientos subterráneos, obras rurales, sótanos)?
VerdeProcore, PlanGrid, Bluebeam y Microsoft 365 están configurados para uso sin conexión. Las cuadrillas siguen trabajando en las zonas sin señal.
AmarilloLas aplicaciones funcionan, pero requieren conexión para cargar los planos. El capataz tiene que manejar medio kilómetro para descargarlos.
RojoHerramientas solo web. Sin conexión no hay trabajo.
Siguiente paso: Verifique que el modo sin conexión esté habilitado en cada aplicación. Capacite a las cuadrillas para que sincronicen antes de entrar a una zona sin señal conocida.
3. Administración de proyectos y cuentas por pagar y por cobrar
Estas cuatro preguntas cubren los sistemas que dirigen la obra y mueven el dinero.
P8.¿Hay una sola plataforma que dirija el proyecto (Procore, ACC, Buildertrend, Sage 300, Foundation), o son tres hojas de cálculo?
VerdeUna sola plataforma de administración de proyectos integrada con contabilidad. Los datos fluyen del campo a la oficina sin copiar y pegar.
AmarilloExiste una plataforma, pero las hojas de cálculo siguen siendo la fuente de verdad para la mitad del equipo.
RojoHojas de cálculo, hilos de correo y un pizarrón.
Siguiente paso: Elija la plataforma y luego retire las hojas de cálculo en un plazo de 90 días. Espere que la implementación requiera más esfuerzo que la compra.
P9.¿Las transferencias bancarias y los pagos grandes a proveedores están protegidos contra el compromiso del correo empresarial (BEC)?
VerdeDoble aprobación en toda transferencia por encima de un umbral definido, verificación por llamada a un número conocido ante cualquier solicitud de datos bancarios nuevos, y ningún cambio en los datos de pago aceptado solo por correo.
AmarilloUn solo aprobador. A veces se atiende una solicitud por correo de cambiar los datos bancarios de un proveedor sin llamar para confirmar.
RojoCuentas por pagar procesa transferencias a partir de PDF recibidos por correo, sin una segunda verificación.
Siguiente paso: Ponga por escrito la regla de verificación por llamada y péguela en cada escritorio de cuentas por pagar.
P10.¿Las órdenes de cambio y la antigüedad de cuentas por cobrar se rastrean automáticamente, en lugar de estar en la cabeza de una sola persona?
VerdeLas órdenes de cambio pasan de la plataforma de administración de proyectos directamente al reporte de antigüedad de cuentas por cobrar. El director financiero ve las cuentas vencidas el lunes por la mañana sin pedirlo.
AmarilloSe rastrean, pero la conciliación es manual y se hace una vez al mes.
RojoLas órdenes de cambio se facturan cuando alguien las recuerda, y el flujo de efectivo es una sorpresa casi todos los meses.
Siguiente paso: Configure su integración contable para que ninguna orden de cambio salga de la plataforma de administración de proyectos sin un registro de facturación.
P11.Cuando se incorpora un nuevo subcontratista o proveedor, ¿hay una lista de verificación breve para configurar su acceso (y cancelarlo después)?
VerdeUn paquete de una página crea las cuentas de portal correctas el primer día y las revoca automáticamente al cerrar el proyecto.
AmarilloLa incorporación es informal. Subcontratistas de un proyecto de hace dos años aún tienen un inicio de sesión en alguna parte.
RojoNo hay proceso. Quien lo pidió tiene acceso.
Siguiente paso: Redacte esta semana la lista de verificación de una página: cuentas de portal, acceso a documentos y revocación al cerrar el proyecto. Úsela con cada subcontratista.
4. Ciberseguridad
Cuatro preguntas sobre inicio de sesión, protección de endpoints, respaldos y capacitación del personal.
P12.¿Se exige la autenticación multifactor en el correo, el ERP, la banca y todos los servicios en la nube?
VerdeMFA obligatoria en todas partes, resistente al phishing donde sea posible (passkeys, FIDO2, coincidencia de números). Sin MFA solo por SMS en las cuentas de administración.
AmarilloMFA en el correo, pero no en Procore, la banca ni la plataforma de rastreo GPS.
RojoInicio de sesión solo con contraseña en los sistemas críticos.
Siguiente paso: Active la MFA en todas partes este mes, comenzando por el correo, la banca y las cuentas de administración.
P13.¿Hay EDR (no solo antivirus tradicional) en todos los endpoints, con alguien que vigile las alertas?
VerdeEDR administrado (Huntress, SentinelOne, CrowdStrike, Defender for Business más un SOC) en el 100% de los endpoints, incluidos los remolques de obra.
AmarilloDefender está activo, pero nadie revisa las alertas.
RojoSolo el antivirus integrado, o algunas máquinas no tienen nada.
Siguiente paso: Haga un inventario de todos los endpoints y confirme que tienen un EDR moderno y una persona atendiendo las alertas. Revise las PC de los remolques de obra, que es fácil pasar por alto.
P14.¿Tiene respaldos que sigan la regla 3-2-1 (tres copias, dos medios, una externa o inmutable)?
VerdeLos datos de producción, los servidores de archivos, el servidor de modelos y la contabilidad tienen respaldo en un segundo medio y en un destino externo inmutable. Prueba de restauración trimestral.
AmarilloLos respaldos están en un segundo NAS de la misma oficina.
RojoNo hay respaldo externo, o los respaldos no se han restaurado en más de un año.
Siguiente paso: Agregue un destino en la nube inmutable con bloqueo de objetos. Programe un simulacro de restauración trimestral y póngalo en el calendario como una reunión de seguridad.
P15.¿Su equipo ha recibido capacitación sobre phishing en los últimos 12 meses, con simulacros de phishing?
VerdeKnowBe4, Hoxhunt, Wizer o Curricula. Lecciones mensuales de cinco minutos más un simulacro de phishing trimestral. La tasa de clics va a la baja.
AmarilloUna sola capacitación al contratar.
RojoSin capacitación. Cuentas por pagar recibe correos de phishing y nadie les ha enseñado qué buscar.
Siguiente paso: Inicie un programa de capacitación que le tome a cada empleado unos cinco minutos al mes, y dé seguimiento a la tasa de clics en los simulacros de phishing.
Califíquese
Sus respuestas Verde, Amarilla y Roja de las 15 preguntas se cuentan aquí a medida que hace clic.
Ha respondido 0 de 15. Haga clic en la respuesta que corresponda a su caso en cada pregunta de arriba.
0Verde
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0Rojo
0/15Respondidas
13 o más en Verde: está en buen estado. Manténgalo así con pruebas de restauración trimestrales, aplicación de parches mensual y un reporte mensual sobre el estado de la TI.
De 8 a 12 en Verde: lo básico ya está en su mayor parte. Elija los tres Amarillos más serios y ciérrelos en un plazo de 90 días.
Menos de 8 en Verde, o cualquier Rojo en P1, P9, P12 o P14: corrija primero cualquier Rojo en esas cuatro preguntas, luego el resto de sus Rojos y después los Amarillos.
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