Бесплатный материал
Чек-лист ИТ-готовности для строительных компаний
15 вопросов, на которые должна уметь ответить каждая строительная компания в западной Пенсильвании и северо-восточном Огайо о своих технологиях. К каждому дан ответ Зелёный, Жёлтый или Красный и один следующий шаг. Отведите около 15 минут.
Полный чек-лист находится на этой странице, а печатный оценочный лист содержит те же вопросы с полями для отметок.
Около 15 минутна прохождение
15 вопросовв 4 областях
С оценкойчтобы вы знали, что исправлять первым
Охваченные платформы
Как работает оценка
Выберите ответ, который соответствует вашему бизнесу сегодня. Текущий результат отображается в разделе «Оцените себя».
Зелёный: все в порядкеЖёлтый: стоит исправить в ближайшее времяКрасный: займитесь этим в первую очередь
1. Файлы проектов: чертежи, модели и согласуемые документы
Эти четыре вопроса касаются того, где лежат последние чертежи, кто может их открыть и как восстановить перезаписанный файл.
В1.Есть ли единое место, куда все обращаются за последними чертежами, моделями и согласуемыми документами?
ЗелёныйОдна платформа является источником достоверных данных (Procore, Autodesk Construction Cloud, Newforma, Trimble Connect или даже строго организованный SharePoint). И на площадке, и в офисе файлы открывают оттуда, а не из почты или личной папки.
ЖёлтыйОфициальное место это общая папка, но PDF и файлы CAD по-прежнему пересылаются по почте между руководителем проекта и прорабом.
КрасныйЧертежи ходят по почте. Во вторник утром два прораба смотрят разные редакции.
Следующий шаг: Выберите одну платформу, которая подходит вашему способу работы, и в течение 90 дней перестаньте пересылать файлы проектов по почте. Основная работа это миграция.
В2.Копируются ли большие файлы проектов (чертежи, модели, фотографии, видео с дронов) так, что это не замедляет офис?
ЗелёныйКопирование идет в фоне и отправляет только изменившиеся файлы, поэтому ночной запуск занимает несколько гигабайт, а не весь проект.
ЖёлтыйПолная копия каждого файла каждую ночь. Иногда копирование еще идет, когда сотрудники приходят на работу.
КрасныйНет внешней резервной копии сервера проектов, либо копия лежит на том же NAS, что и исходные данные.
Следующий шаг: Современный инструмент резервного копирования (Veeam, Datto, MSP360) отправляет только измененные части файла, поэтому офисный канал не забивается. Добавьте внешнюю или облачную копию с ежеквартальной проверкой восстановления.
В3.Получают ли субподрядчики и консультанты доступ в нужном объеме, а не полный доступ к проекту?
ЗелёныйРоли по дисциплинам. Субподрядчик по инженерным системам может читать конструктив, но не редактировать его; архитектор может публиковать, но не может удалять историю.
ЖёлтыйВсе являются администраторами проекта, потому что заявки на права накапливаются.
КрасныйВы передаете общую ссылку на весь проект любому, кто попросит.
Следующий шаг: Потратьте полдня на определение ролей по дисциплинам, архивируйте старых субподрядчиков в день завершения работ и проверяйте список доступа раз в квартал.
В4.Если файл проекта поврежден или перезаписан, есть ли у вас история версий, позволяющая откатиться хотя бы на неделю?
ЗелёныйПлатформа, где лежат ваши чертежи или модели, хранит историю публикаций в течение всего срока проекта, а отдельная локальная копия рабочих файлов делается каждые несколько часов.
ЖёлтыйЕсть вчерашняя копия. Все более старое потеряно.
КрасныйВы восстанавливаете то, что кто-то последним прислал по почте.
Следующий шаг: Уточните срок хранения истории публикаций на используемой платформе. Дополните его локальными почасовыми снимками, чтобы у вас было два пути восстановления.
2. Мобильные сотрудники и полевые устройства
Ваша команда работает из грузовиков, бытовок и на действующих площадках. Эти три вопроса касаются устройств, которые покидают офис, и данных на них.
В5.Подключен ли каждый ноутбук, планшет и телефон к MDM (Intune, Jamf, Kandji)?
ЗелёныйАвтоматическая регистрация при первой загрузке через Apple Business Manager или Windows Autopilot. Потерянные устройства стираются одним нажатием.
ЖёлтыйБольшинство ноутбуков подключено, а планшеты прорабов нет. Для личных телефонов с приложением Procore политики нет вообще.
КрасныйВы обнаруживаете, что у бывшего сотрудника через две недели после увольнения все еще остался служебный ноутбук.
Следующий шаг: Приобретите лицензии MDM для каждого устройства, которое работает с данными компании. Закладывайте примерно от $4 до $10 за устройство в месяц.
В6.Включено ли полное шифрование диска на каждом ноутбуке, а ключ восстановления сохранен в центральном месте?
ЗелёныйBitLocker (Windows) или FileVault (Mac) включен на каждом ноутбуке. Ключи восстановления хранятся в вашей MDM, а не на стикере.
ЖёлтыйВключено на большинстве ноутбуков, но центрального учета ключей восстановления нет. Потерянный ноутбук не восстановить, но, вероятно, и не прочитать.
КрасныйВыключено или неизвестно. Любой, кто найдет ноутбук, забытый в грузовике, сможет прочитать его содержимое.
Следующий шаг: Одна политика MDM включает это и автоматически сохраняет ключ восстановления.
В7.Есть ли у полевых бригад приложения с офлайн-режимом для зон с нестабильной сотовой связью (парковки, сельские объекты, подвалы)?
ЗелёныйProcore, PlanGrid, Bluebeam и Microsoft 365 настроены для работы офлайн. Бригады продолжают работать в зонах без связи.
ЖёлтыйПриложения работают, но для загрузки чертежей нужно подключение. Прорабу приходится ехать за четверть мили, чтобы скачать.
КрасныйТолько веб-инструменты. Нет связи, нет работы.
Следующий шаг: Проверьте, что офлайн-режим включен в каждом приложении. Научите бригады синхронизироваться, прежде чем ехать в известную зону без связи.
3. Управление проектами и AP/AR
Эти четыре вопроса касаются систем, которые управляют работой и движением денег.
В8.Есть ли одна платформа, которая управляет проектом (Procore, ACC, Buildertrend, Sage 300, Foundation), или три таблицы?
ЗелёныйОдна платформа управления проектами, интегрированная с бухгалтерией. Данные между площадкой и офисом идут без копирования и вставки.
ЖёлтыйПлатформа есть, но для половины команды источником достоверных данных по-прежнему остаются таблицы.
КрасныйТаблицы, цепочки писем и маркерная доска.
Следующий шаг: Выберите платформу, а затем в течение 90 дней откажитесь от таблиц. Учтите, что внедрение потребует больше усилий, чем покупка.
В9.Защищены ли банковские переводы и крупные платежи поставщикам от компрометации деловой почты (BEC)?
ЗелёныйДвойное утверждение каждого перевода свыше заданного порога, проверка обратным звонком на заведомо верный номер при любом запросе новых банковских реквизитов и отказ принимать изменения платежных данных только по почте.
ЖёлтыйОдин утверждающий. Запрос по почте на смену банковских реквизитов поставщика иногда выполняется без обратного звонка.
КрасныйБухгалтерия по счетам к оплате проводит переводы по PDF из почты без второй проверки.
Следующий шаг: Запишите правило обратного звонка и вывесите его у каждого рабочего места бухгалтерии.
В10.Отслеживаются ли заказы на изменения и возраст дебиторской задолженности автоматически, а не в голове у одного человека?
ЗелёныйЗаказы на изменения из платформы управления проектами попадают прямо в отчет о возрасте дебиторской задолженности. Финансовый директор видит просроченные счета в понедельник утром без запроса.
ЖёлтыйОтслеживаются, но сверка делается вручную раз в месяц.
КрасныйЗаказы на изменения выставляются в счет, когда кто-то о них вспомнит, а денежный поток в большинстве месяцев оказывается сюрпризом.
Следующий шаг: Настройте интеграцию с бухгалтерией так, чтобы заказ на изменение не мог покинуть платформу управления проектами без записи о выставлении счета.
В11.Когда подключается новый субподрядчик или поставщик, есть ли короткий чек-лист для настройки его доступа (и последующего отключения)?
ЗелёныйОдностраничный пакет создает нужные учетные записи на порталах в первый день и автоматически отзывает их при закрытии проекта.
ЖёлтыйПодключение неформальное. У субподрядчиков с проекта двухлетней давности где-то еще остался вход.
КрасныйПроцесса нет. Доступ есть у всех, кто попросил.
Следующий шаг: Составьте одностраничный чек-лист на этой неделе: учетные записи на порталах, доступ к документам, отзыв доступа при закрытии проекта. Используйте его для каждого субподрядчика.
4. Кибербезопасность
Четыре вопроса о входе в системы, защите конечных устройств, резервных копиях и обучении сотрудников.
В12.Обязательна ли многофакторная аутентификация для почты, ERP, банка и каждого облачного сервиса?
ЗелёныйMFA обязательна везде и по возможности устойчива к фишингу (ключи доступа, FIDO2, сопоставление чисел). Для администраторских учетных записей нет варианта только с SMS.
ЖёлтыйMFA на почте, но не в Procore, в банке и на платформе GPS-слежения.
КрасныйВход только по паролю в критически важные системы.
Следующий шаг: Включите MFA везде в этом месяце, начав с почты, банка и административных учетных записей.
В13.Установлен ли EDR (а не только устаревший антивирус) на каждом конечном устройстве, и следит ли кто-то за оповещениями?
ЗелёныйУправляемый EDR (Huntress, SentinelOne, CrowdStrike, Defender for Business плюс SOC) на 100% конечных устройств, включая бытовки на площадках.
ЖёлтыйDefender включен, но оповещения никто не просматривает.
КрасныйТолько встроенный антивирус, а на некоторых машинах нет ничего.
Следующий шаг: Проведите инвентаризацию всех конечных устройств и убедитесь, что установлен современный EDR и за оповещениями следит человек. Проверьте компьютеры в бытовках на площадках, о которых легко забыть.
В14.Есть ли у вас резервные копии по схеме 3-2-1 (три копии, два носителя, одна внешняя или неизменяемая)?
ЗелёныйРабочие данные, файловые серверы, сервер моделей и бухгалтерия копируются на второй носитель и на неизменяемое внешнее хранилище. Ежеквартальная проверка восстановления.
ЖёлтыйРезервные копии лежат на втором NAS в том же офисе.
КрасныйВнешней резервной копии нет, или восстановление из копий не проверяли больше года.
Следующий шаг: Добавьте неизменяемое облачное хранилище с блокировкой объектов. Назначьте ежеквартальную тренировку восстановления и внесите ее в календарь, как собрание по технике безопасности.
В15.Проходила ли ваша команда за последние 12 месяцев обучение по распознаванию фишинга с имитацией фишинговых писем?
ЗелёныйKnowBe4, Hoxhunt, Wizer или Curricula. Ежемесячные пятиминутные уроки и ежеквартальная имитация фишинга. Доля нажатий снижается.
ЖёлтыйОднократное обучение при приеме на работу.
КрасныйОбучения нет. Бухгалтерия получает фишинговые письма, и никто не показал, на что обращать внимание.
Следующий шаг: Запустите программу обучения, которая занимает у каждого сотрудника около пяти минут в месяц, и отслеживайте долю нажатий на имитированные фишинговые письма.
Оцените себя
Ваши ответы Зелёный, Жёлтый и Красный по 15 вопросам подсчитываются здесь по мере того, как вы нажимаете.
Вы ответили на 0 из 15. Нажмите на ответ, который вам подходит, в каждом вопросе выше.
0Зелёный
0Жёлтый
0Красный
0/15Отвечено
13 или больше Зелёных: у вас все в порядке. Поддерживайте это ежеквартальными проверками восстановления, ежемесячными обновлениями и ежемесячным отчетом о состоянии ИТ.
От 8 до 12 Зелёных: основа в основном есть. Выберите три самых серьезных Жёлтых и закройте их в течение 90 дней.
Меньше 8 Зелёных или любой Красный в В1, В9, В12 или В14: сначала исправьте любой Красный в этих четырех вопросах, затем остальные Красные, затем Жёлтые.
Получите второе мнение
KawaConnect предлагает бесплатную консультацию по ИТ-готовности для строительных компаний в западной Пенсильвании и северо-восточном Огайо. Расскажите нам о своих ответах, и мы скажем, что исправили бы в первую очередь и примерно во сколько это обойдется. Для постоянной помощи см. нашу услугу управляемых ИТ и работы по сетям и межсетевым экранам.
Записаться на бесплатную консультацию по готовностиСкачать оценочный лист0 / 15 отвеченоМой результат
